ملاحظة: أي قيد محاسبي لا يوجد في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو إذن تسوية. أما إذا كان القيد المحاسبي في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو أمر اعتماد صرف. ثانيا: الدفاتر:
الدفاتر المحاسبية : 1- يومية. 2- أستاذ.
الشروط الواجب توافرها في هذه الدفاتر:
1- أن يكون خالي من الكتابة من الهوامش ومن أي فراغ.
2- عدم وجود كشط أو مسح أو شطب.
3- أن يكون الدفتر مرقم بالتسلسل ويكون مختوم بختم الوزارة.
4- أن يكون الدفتر مطابق للتصميم والنموذج المعتمد.
5- أن يستعمل في تعبئتها القلم الحبر.
6- أن تطبع في مطابع الحكومة وعدم طبعها في غيرها إلا بتصريح من الوزارة.
7- أن يعهد بكل منها أو جميعها إلى موظف مختص يكون مسئول عنها.
أولا: دفتر اليومية:
يعتبر هذا الدفتر من أهم الدفاتر المحاسبية ويقيد به جميع العمليات المالية التي تقوم بها الوحدة المحاسبية سواء كانت مدفوعات أو مقبوضات أو تسوية حسابات العهد والأمانات. ويشتمل هذا الدفتر على جانبين: مدين(مصروفات) ودائن (إيرادات).
ثانيا: دفتر الأستاذ:
أ- دفتر مســاعد:
ويتضمن عشرة دفاتر هي:
1- دفتر الإيرادات:
يسجل في هذا الدفتر جميع المتحصلات سواء تم تحصيلها نقدا في صندوق الجهة أو ما حصل عن طريق مؤسسة النقد. ويتم تخصيص صفحة أو أكثر لكل بند من بنود الإيرادات ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البنود إن وجدت, وحيث أن طبيعة الإيرادات دائنة فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد هو الدائن فقط,وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه الإيرادات طرف مدين يقيد في نفس الدفتر بقلم ذا لون مختلف.
2- دفتر المصروفات:
يتم قيد مصروفات الميزانية في دفتر المصروفات ويخصص لكل بند من بنود المصروفات في صفحة أو أكثر حسب الحاجة, ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البند. وحيث أن طبيعة المصروفات”مدينة” فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد فقط هو المدين, وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه المصروفات طرف دائن فانه يسجل في الدفتر بقلم ذا لون مختلف.
3- دفتر مفردات الأمانات:
وهي مبالغ مستحقة للغير موجودة لدى الجهة الحكومية قابلها في المحاسبة المالية “دائنون” وأنواعها (أمانات مرتجع رواتب, أمانات تأمينات مؤقتة أو نهائية ) ويسجل هذا الحساب في الجانب الدائن مبالغ مستحقة للغير, ويقيد في الجانب المدين المبالغ التي تصرف من الأمانات بانتهاء الغرض منها.
إفرادي أمانات
المبالغ التي صرفتها
الجهة الحكومية لأصحابها
المبالغ الموجودة
لدى الجهة الحكومية
4- دفتر مفردات العهد:
هي مبالغ مستحقة للجهة الحكومية لدى الغير ويقابلها في المحاسبة المالية “المدينون”. عبارة عن العهد المقرر صرفها لأحد الموظفين كعهدة مستديمة أو هي عهد تحت التحصيل, ويتكون من جانب مدين ودائن.
إفرادي عهد
المبالغ المستحقة للجهة الحكومية
المبالغ التي تم تحصيلها من هذه العهد
5- دفتر الصندوق:
يسجل فيه جميع المتحصلات والمدفوعات ويتكون من جانبين ويسجل في جانب المدين جميع المتحصلات التي يحصلها أمين الصندوق ويسجل فيه أيضا جميع ما يسحبه من صندوق البنك المركزي لتغذية الصندوق ويسجل في الجانب الدائن جميع ما يدفعه أمين الصندوق سواء كانت مقابل حوالات أو توريد مبالغ لمؤسسة النقد.
دفتر الصندوق
جميع المبالغ التي تم تحصيلها بموجب أوامر قبض أو مبالغ تم تغذية الصندوق بها من البنك المركزي
الخارج من الصندوق.
مقابل صرف حوالات أو إيداع مبالغ في مؤسسة النقد
6- حساب جاري وزارة المالية:
هو دفتر تمسكه جميع الوزارات ويوضح حركات السحب والإيداع من البنك المركزي ويكون من جانبين, جانب مدين ويقيد فيه حركات الإيداع من البنك المركزي سواء كان توريد نقدية أو تحصيل مبالغ من الخارج, والطرف الدائن فيسجل فيه حركات السحب “إشعار من وزارة المالية بتحويل أوامر الدفع إلى الصرف”
7- دفتر الحوالات:
عبارة عن جانبين جانب مدين وجانب دائن ويسجل في الجانب الدائن عند تحرير الحوالة, أما الجانب المدين فيسجل فيه صرف الحوالة من واقع إذن التسوية.
الحوالات
الحوالات المصروفة والتي تم صرفها من الصندوق
الحوالات المسحوبة بموجب أمر اعتماد صرف
8- دفتر أوامر الدفع:
عبارة عن جانبين, جانب دائن وجانب مدين ويسجل في جانب الدائن سحب وتحرير أمر الدفع بصافي المبلغ ويسجل في الجانب المدين صرف أمر الدفع.
أمر اعتماد صرف
أوامر الدفع التي حولت للصرف(القيام بسحب شيك على البنك المركزي بقيمتها)
أوامر الدفع المسحوبة بموجب أمر اعتماد صرف
9- دفتر تسوية المستحقات العامة:
فيه جانبين في الجانب المدين تسجل الجهة المستفيدة من الخدمة وتسجل في الجانب الدائن الجهة المقدمة للخدمة.
ويوسط هذا الدفتر “الحساب” لتسجيل الخدمات المتبادلة بين الجهات الحكومية. على سبيل المثال وزارة البرق والبريد والهاتف عند تقديم خدماتها لأفراد أو شركات تحصل قيمة هذه الخدمات نقدا, أما إذا قدمت خدمات لجهات حكومية فلا تحصل قيمتها نقدا بل تسجل في دفتر تسوية المستحقات العامة.
10- دفتر المطلوبات:
هو عبارة عن مبالغ تمثل إيرادات للدولة لم تحصل بعد, يحتوي الدفتر على جانبين, الجانب الدائن يثبت فيه المبالغ المطلوب تحصيلها, والجانب المدين التي تم تحصيلها فعلا.
المطلوبات
المبالغ التي تم تحصيلها من هذه الإيرادات
المبالغ التي تعتبر إيرادات للجهة الحكومية ولم تحصل بعد
دفتر إجمـــالي:
أ- إجمالي أمانات: يساعد على إحكام الرقابة على مفردات الأمانات.
ب- إجمالي العهد: يساعد على إحكام الرقابة على مفردات العهد.
الدفاتر الإحصائية :
1- سجل حصر أوامر الصرف :
وهو سجل إحصائي يقيد به جميع أوامر الصرف الواردة للإدارة المالية برقم وتاريخ ورودها ،
وذلك حتى يمكن متابعة أمر الصرف إلى أن يتم صرف المبلغ إلى مستحقه بموجب حوالة أو أمر دفع
2- سجل الارتباطات :
عبارة عن دفتر يقيد به الارتباطات الخاصة بكل بند من بنود الميزانية، ويراعى عدم الارتباط بالصرف إلا إذا كان هناك مبالغ في البند المختص . وينبغي أن يوقع كاتب سجل الارتباطات على أمر اعتماد الصرف بسماح البند أو عدم سماحه وذلك قبل استكمال إجراءات الصرف .
3- سجل الكفالات :
يقيد به جميع خطابات الضمان التي تقدم من المتعهد أو التاجر والتي تكون معتمدة من البنوك . وعندما ’يرد خطاب الضمان لانتهاء الغرض منه يؤشر أمامه في السجل .( ملاحظة : خطاب الضمان لا يجرى له قيد محاسبي سواء عند استلامه من المورد أو عند رده للمورد فقط يكتفى بتسجيله في سجل الكفالات )
4- سجل السلف المستديمة :
يخصص لمراقبة السلفة المستديمة التي يرسلها المركز الرئيسي لأحد فروعه لمواجهة النفقات العاجلة ، وذلك لمراقبة المبالغ التي صرفت والمتبقية من هذه السلفة .
5- دفتر مراقبة المشروعات :
تثبت فيه جميع المعلومات الخاصة بكب مشروع تقوم به المصلحة الحكومية ، وذلك بهدف تحقيق الرقابة على الحركة المالية للمشروع .
6- دفتر يومية الصندوق :
يمسك هذا الدفتر أمين الصندوق ويجب مطابقته دوريا مع دفتر حساب الصندوق الذي تمسكه افدارة المالية ، وتثبت فيه جميع المتحصلات بموجب أمر اقبض أوالمبالغ التي ترد من البنك المركزي لتغذية الصندوق ، وجميع المدفوعات التي تصرف بموجب حوالات أو المبالغ التي يودعها أمين الصندوق في البنك المركزي.
![][®][^][®][منتدى محاسبة اون لاين][®][^][®][](https://i.servimg.com/u/f40/13/80/15/91/18329912.jpg)
الرئيسية 
المزاج